Máy in tem nhãn cho cửa hàng: có cần mua hay chưa

Có một thứ trong cửa hàng mà chủ cửa hàng nhìn thấy mỗi ngày nhưng thường không để ý đến: mảng tem trắng dán trên kệ hàng. Nó quyết định khách mua được món nào, đúng bao nhiêu tiền, và có còn hàng hay không. Mảng tem sai giá thì cả cửa hàng vô nghĩa.

Vấn đề là nhiều cửa hàng ghi tem thủ công bằng tay, viết bằng bút, rồi dán bằng keo dán. Cách đó làm được khi bán vài chục món và nhân viên làm lâu năm. Nhưng khi mã hàng lên tới vài trăm và giá thay đổi hằng tuần, nó bắt đầu lộ lỗi: tem ghi thiếu, tem ghi sai, giá trên kệ lệch với giá trong phần mềm.

Bài này nói về máy in tem nhãn: cái nào đáng mua, dùng khi nào, và những việc phải làm khi đã có máy.

Tem nhãn khác gì với hóa đơn và mã vạch

Hóa đơn là giấy từ chứng cho một giao dịch đã xảy ra, in ra sau khi khách trả tiền. Bài máy in hóa đơn để bàn hay cầm tay phân biệt máy in nhiệt cắt giấy với kiểu khác.

Máy in nhiệt thì dùng cho hóa đơn lẻ, còn máy in laser thì dành cho cửa hàng phát hành hóa đơn nhiều. Bài máy in hóa đơn hay kết giấy nói rõ khi nào nên chọn kiểu nào.

Tem nhãn là giấy dán lên sản phẩm, ghi giá bán và thông tin mặt hàng. Nó tồn tại lâu hơn hóa đơn nhiều, có khi là vài tháng trên kệ.

Mã vạch in trên tem, để quét bằng máy quét. Có máy quét thì bán nhanh hơn, nhưng nếu cửa hàng bán ít mặt hàng thì điện thoại cũng quét được. Bài máy quét mã vạch có đáng mua nói rõ khi nào nên mua và khi nào dùng điện thoại là đủ.

Nói ngắn: máy in tem nhãn ghi thông tin lên sản phẩm, không thay thế máy in hóa đơn và cũng không thay thế máy quét.

Bước một: xác định bạn cần in tem gì

Trước khi so sánh máy, hãy liệt kê ra bạn sẽ in tem cho loại hàng nào. Cửa hàng thường có ba nhóm nhu cầu khác nhau, và mỗi nhóm cần một kiểu tem riêng.

Nhóm một là tem giá cho hàng bán lẻ. Đây là nhu cầu phổ biến nhất, và nó đòi hỏi tem đủ nhỏ để dán lên chai, hộp, túi mà không che hình sản phẩm.

Nhóm hai là tem thông tin sản phẩm: thành phần, hạn dùng, xuất xứ, kích thước. Loại tem này in theo mẫu cố định, in một lần rồi dán hàng loạt khi nhập.

Nhóm ba là tem vận chuyển và tem ký gửi, dùng cho hàng gửi khách. Loại tem này cần thông tin người nhận, nên in theo lô chứ không in theo mẫu.

Nếu bạn chỉ có nhu cầu nhóm một và nhóm ba thì một máy in nhiệt cầm tay là đủ. Nếu có cả ba nhóm, hãy chọn máy in được cả tem nhiệt và tem nhãn dán.

Bài mã hàng hóa dễ nhớ dễ bán nói về cách đặt mã sao cho nhân viên nhớ được, và mã hàng đặt đúng là tiền đề để in tem theo mẫu.

Bước hai: máy in nhiệt và máy in tem nhựa, chọn kiểu nào

Máy in nhiệt dùng giấy nhiệt, không cần mực, giá rẻ, in nhanh. Nhược điểm là chữ trên tem mờ dần sau vài tuần khi gặp nắng, nhiệt hay ẩm. Tem nhiệt rẻ, một cuộn khoảng mười lăm nghìn đồng là dùng khá lâu.

Máy in tem nhựa in xuyên qua lớp nhựa nên tem bền, chịu được nước và nắng, in được mã vạch và logo. Nhược điểm là phải thay mực, và mực đắt hơn giấy nhiệt nhiều lần.

Nguyên tắc chọn rất đơn giản: mặt hàng nào tem dán lên sẽ bị nắng, mưa, tay ướt hoặc nằm ngoài thì in tem nhựa. Mặt hàng nào bán trong cửa hàng, tem chỉ dán trong tủ kín và đổi hằng tháng thì in nhiệt là đủ.

Nếu cửa hàng bán nước, kem, đồ ngoài trời hoặc hàng để sát cửa sổ thì nên tính chi phí tem nhựa từ đầu, đừng tính giá máy rồi mới thấy mực đắt hơn cả tiền tem.

Bước ba: kích thước tem và nội dung phải có

Kích thước tem nên bắt đầu từ câu hỏi: khách đọc gì trong một giây khi cầm món lên?

Với tem giá bán lẻ, thông tin tối thiểu là tên hàng, giá bán và đơn vị tính. Với hàng nhiều biến thể như màu hay size, phải có đủ để phân biệt, không thì nhân viên sẽ lấy nhầm. Bài shop quần áo nhỏ quản lý size số nói về cách mã hàng theo size.

Ngoài ra nên có mã hàng ở dạng chữ để đối chiếu gọi đúng tên trong phần mềm, và một khoảng trống nhỏ để viết tay khi cần. Tem quá đầy thì không viết tay được, mà không viết tay được thì nhân viên sẽ bỏ tem đi.

Kích thước phổ biến cho cửa hàng nhỏ là khoảng ba phân bốn phân năm cho tem giá, và bốn phân sáu phân cho tem thông tin. Chọn loại phổ biến quan trọng vì cuộn giấy rẻ, dễ mua ở nhiều chỗ, và nhiều máy in nhiệt cầm tay dùng chung loại.

Bài hàng mới về trưng bày sao nói về chỗ đặt tem, vì có những món tem dán vào mặt trước cũng thấy, có món dán vào mặt dưới mới thấy khi khách cầm lên.

Bước bốn: dán tem lên sản phẩm, không dán vào bao bì

Nếu tem dán lên bao bì, thì khi khách mua vỏ bao bì bị bỏ, tem đi theo bao bì, và sản phẩm còn lại trên kệ không còn giá. Sản phẩm không có tem thì nhân viên phải hỏi, tự nhớ, hoặc bán nhầm giá.

Bài nhân viên mới không nhớ giá bán nói rõ vì sao giá trên tem là cách nhanh nhất để một nhân viên mới làm đúng việc ngay từ đơn đầu tiên.

Tem nên dán trực tiếp lên sản phẩm khi sản phẩm có bề mặt dán được: chai, hộp, lon, túi. Sản phẩm không có mặt phẳng thì dán lên móc treo hoặc kệ, miễn là khách nhìn thấy.

Bài kiểm tra hàng nhập thiếu hư hỏng nói thêm về việc ghi nhận ngay khi nhập, vì tem dán vào lúc nhập thì mất một lượt dán, còn dán lúc trưng bày thì tốn công hơn nhiều lần.

Bước năm: quy trình đổi giá khi giá bán thay đổi

Khoảnh khắc khó nhất không phải lúc dán tem lần đầu, mà là lúc giá thay đổi.

Quy trình an toàn có ba bước: xác định mã nào đổi giá, in tem mới cho toàn bộ các mã đó, rồi bỏ tem cũ. Thiếu bước thứ ba thì trên kệ có hai tem cùng một mã với hai giá, và nhân viên lúc nào cũng lấy nhầm.

Nếu giá bán của một nhóm hàng thay đổi do nhà cung cấp tăng giá đầu vào, bạn nên xử lý cả nhóm một lượt thay vì đổi lẻ từng món. Bài đổi giá bán đồng loạt nói rõ cách làm cho không sót món nào.

Bài theo dõi giá đối thủ nhắc một điều hay bị bỏ qua: nhiều cửa hàng không giảm giá ngay khi đối thủ giảm, nhưng lại giảm giá khi đối thủ tăng.

Khi giá bán thay đổi, hãy cập nhật giá trong phần mềm trước, rồi in tem. Làm ngược thứ tự thì sẽ có lúc giá trên kệ khác giá trong máy, và đó là lúc mất tiền.

Bước sáu: tem, mã hàng và quét mã vạch

Nếu đã có máy in tem, việc in mã vạch lên tem gần như miễn phí vì cùng một cái máy. Đây là lý do nhiều cửa hàng mua máy in tem trước rồi mới quyết định có dùng mã vạch hay không.

Nếu mỗi món có một mã vạch riêng thì nhân viên quét là ra món đó, kể cả khi tên hàng dài hoặc nhiều biến thể. Mã vạch chưa dùng thì bắt đầu bằng những mã bán chạy nhất. Bài theo dõi bán chạy bán chậm bằng con số thật nói cách có bảng doanh thu theo mã.

Lợi ích lớn nhất của mã vạch là khi giá thay đổi. Mã vạch không đổi, nên bạn sửa giá trong phần mềm một lần là mọi tem đã dán vẫn dùng được. Tem ghi giá bằng chữ thì phải dán lại toàn bộ.

Bài định giá bán lẻ lãi tốt mà khách vẫn thấy rẻ nói về cách chọn mức giá, và với cách chọn giá theo mã cố định thì việc bán nhiều tầng giá sẽ dễ hơn nhiều.

Bước bảy: máy in kẹt giấy, mực nhạt, mất nguồn

Máy in tem là thiết bị đặt ở chỗ ẩm và bụi, nên sự cố xảy ra nhiều hơn người tưởng.

Kẹt giấy thường do cuộn giấy không đúng hướng hoặc tem còn sót trong cơ cấu. Xử lý bằng cách tắt máy, mở nắp, kéo sạch mảnh giấy vừa, rồi lắp lại cuộn cho đúng chiều.

Chữ mờ thì với máy nhiệt là hết mực nhiệt, với máy tem nhựa là hết mực in, cả hai đều xử lý giống nhau: thay vật tư. Bài bảo trì thiết bị bán hàng định kỳ nói cách lập lịch bảo trì, và máy in tem nên có một mục riêng chứ không gộp chung với máy tính tiền.

Máy in không có điện cũng là chuyện thường. Bài bán hàng khi mất điện đột xuất nói về cách vận hành khi mất điện, và nên chuẩn bị sẵn một bộ tem giá in trước cho mấy mã bán chạy, để khi mất điện vẫn bán được.

Phần này được nói chi tiết hơn ở bài lưu điện dự phòng cho quầy tính tiền.

Bước tám: khi nào không cần mua máy in tem

Có ba trường hợp cửa hàng nhỏ không cần mua máy in tem.

Trường hợp một: số mã hàng ít và ít đổi. Nếu cửa hàng dưới ba mươi mã và giá gần như không đổi, ghi tay vẫn nhanh hơn việc học cách dùng máy.

Trường hợp hai: sản phẩm không có mặt dán. Bán hàng tươi, bán theo cân, bán món không bao bì thì tem không có chỗ dán, nên ghi giá trên bảng giá ở kệ thay vì làm tem.

Trường hợp ba: bạn đang trong lúc chuyển đổi. Nếu mới đổi máy tính tiền hoặc mới chuyển sang dùng phần mềm, nên xong việc chuyển đổi rồi hãy mua. Bài đổi máy mới, chuyển dữ liệu sao cho trọn nói về trình tự này.

Nếu đã quyết định mua, hãy mua loại cầm tay có kết nối với máy tính và điện thoại. Loại chỉ in qua Bluetooth thì tiện nhưng chậm, giờ đông rất phiền. Bài phần mềm treo lúc đông xử lý sao nói về việc giữ thao tác bán hàng không bị gián đoạn giờ cao điểm.

Chi phí một chiếc máy in nhiệt cầm tay không đáng kể so với thiệt hại của một tem ghi sai giá suốt một tuần. Bài chi phí ẩn ngầm khiến cửa hàng lỗ nói về cách nhìn những khoản nhỏ này.

Một danh sách ngắn để làm theo

Một là liệt kê ra ba nhóm tem bạn cần in trước khi chọn máy.

Hai là chọn in nhiệt cho hàng trong cửa hàng và tem nhựa cho hàng chịu nắng mưa.

Ba là chọn kích thước tem phổ biến, để dễ mua giấy và dễ thay cuộn.

Bốn là dán tem lên sản phẩm chứ không dán lên bao bì.

Năm là khi đổi giá, cập nhật giá trong phần mềm trước rồi in tem mới, sau đó bỏ hết tem cũ.

Sáu là nếu dùng mã vạch thì bắt đầu từ những mã bán chạy nhất.

Bảy là có một bộ tem giá in trước cho mấy mã bán chạy, để phòng khi mất điện.

Tám là có lịch thay giấy và lau đầu in định kỳ, không đợi đến lúc kẹt giấy.

Muốn xem quy trình bán hàng có tem nhãn, mã hàng và quét mã vạch thì xem trang quản lý bán hàng.

Các bài về thiết bị quầy, tem nhãn và mã hàng cho cửa hàng nhỏ nằm ở chuyên mục phần mềm và thiết bị.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.