Kiểm kê kho định kỳ: làm sao biết món nào lệch trước khi mất tiền

Đếm kho nghe giống việc buồn thôi: cầm từng món, đặt xuống, ghi ra. Nhưng đây là công việc duy nhất cho bạn biết trong kho còn thật bao nhiêu hàng. Bán được bao nhiêu, còn bao nhiêu món, lãi bao nhiêu — tất cả đều dựa trên con số tồn kho. Số đó sai thì báo cáo sai, quyết định mua hàng sai, và tiền chảy ra mà bạn không biết chỗ nào.

Vấn đề của kiểm kê không phải là đếm, mà là đếm xong không biết lệch ở đâu. Có người đếm cả ngày, ra một con số lệch, rồi bỏ luôn. Có người đếm đúng nhưng sửa sổ bằng cách ghi "cho đi một chút cho khỏi lệch" — tức là giấu lệch chứ không giải quyết. Bài này nói về quy trình kiểm kê sao cho ra con số thật.

Kiểm kê kho để làm gì

Có ba việc cụ thể mà kiểm kê kho giải quyết được.

Một là biết món nào thực sự còn trong kho. Số tồn trên sổ là số ghi lúc nhập trừ số ghi lúc bán, mà cả hai đều do con người ghi nên cùng một kiểu thiếu cẩn thận. Kiểm kê là lần đếm bằng mắt và tay, đi qua không qua sổ.

Hai là biết món nào đang hư, đang hết hạn, đang nằm chết trong góc kho. Hàng bán chậm vẫn chiếm chỗ, vẫn tiêu tiền gia hạn, và để lâu thì còn mất giá trị.

Ba là biết mình có đang bán lãi hay không. Giá vốn nằm ngay trong số tồn kho, nên số tồn sai thì lợi nhuận trên mỗi món cũng sai. Cửa hàng bán chạy mà vẫn lỗ, nguyên nhân thường nằm ở tồn kho trước, ở giá vốn sau.

Bài kiem ke kho dinh ky khong lech nói sâu hơn về cách lập phiếu đếm và đối chiếu khi phát hiện lệch.

Khi nào nên kiểm kê

Kiểm kê theo lịch sẽ yếu hơn kiểm kê theo sự kiện. Một lịch hợp lý cho cửa hàng nhỏ thường là bốn nhịp.

Khi vừa nhập hàng mới về. Đây là lúc bạn còn nhớ rõ mình đã nhập gì, bao nhiêu. Kiểm kê ngay sau khi nhập xong bắt được thiếu lúc còn truy ra được.

Khi có nghi ngờ. Có món bán chạy bất ngờ mà tồn kho lại âm, có khách kêu sai số lượng, có tiền két lệch — đó là lúc cần đếm lại kho. Có lý do thì đừng trì hoãn.

Cuối tháng, trước khi trả tiền nhà cung cấp. Số tồn cuối kỳ quyết định bạn còn nợ nhà cung cấp bao nhiêu. Đếm trước khi trả là cách biết mình đang trả cho hàng thật hay cho hàng đã bán mất.

Khi đổi nhà cung cấp hoặc đổi mã hàng. Nếu đang sắp xếp lại kho cho gọn, đây là lúc tốt nhất để lấy con số đúng làm gốc.

Quy trình nhập hàng sao cho số tồn luôn khớp được nói ở bài nhap hang moi dung quen buoc nay. Kiểm kê kho là lúc kiểm tra quy trình đó có chạy đúng không.

Chuẩn bị trước khi đếm

Một buổi đếm kho bắt đầu từ việc chuẩn bị. Không chuẩn bị thì sẽ đếm trong điều kiện lộn xộn, và kết quả sẽ không đáng tin.

Dừng bán trong lúc đếm. Không phải cửa hàng nào cũng dừng được, nhưng cứ giảm tải càng nhiều càng tốt: đếm theo khu vực, hoặc đếm vào giờ vắng khách.

Sắp xếp hàng trước. Cùng một loại để cùng một chỗ, cùng một mã gộp cùng một khu. Kho lộn xộn thì bạn sẽ đếm thiếu mà không biết mình đã đếm món đó chưa.

Phiếu nhập phiếu xuất trong kỳ đã ghi xong. Nếu phiếu nhập chưa ghi thì sổ tồn vốn đã sai trước khi bạn kịp đếm. Đếm lúc này chỉ cho ra con số lệch với một sổ vốn đã sai.

Có hai người, và có sẵn giấy bút. Một người đếm, một người ghi: người ghi đọc số lên, người đếm xác nhận. Đếm ra số trên giấy trước, ghi vào sổ sau, vì nhập thẳng vào máy tính lúc đếm rất dễ nhầm dòng.

Đếm thực tế trước, ghi sổ sau

Đây là sai lầm phổ biến nhất trong kiểm kê, và nó làm cho cả đợt đếm vô nghĩa.

Nếu bạn mở sổ, thấy còn 20 chai nước, rồi đi đếm và thấy có 18 chai, bạn sẽ dễ dàng ghi lại là 20. Có người thấy lệch thì tự điều chỉnh trong đầu để khớp với sổ. Kết quả là đếm xong mà con số cũ vẫn giữ nguyên, và lệch vẫn nằm đó, chỉ là giờ bạn không biết nó bằng bao nhiêu nữa.

Nguyên tắc đơn giản nhất: tờ giấy đếm là nguồn sự thật, sổ là nơi đối chiếu. Ghi số lên giấy trước, kẹp lại, đếm đủ rồi mới mở sổ ra so.

Phiếu kiểm kê cần những cột nào

Một phiếu kiểm kê tốt phải đủ để sau này đọc lại vẫn hiểu mình đã đếm cái gì, lúc nào, ai đếm. Thiếu một cột thì sau này lệch không truy được nguyên nhân.

Cột đơn vị đáng nói riêng. Rất nhiều cửa hàng bán lẻ theo thùng nhưng kiểm kê theo chai. Một thùng 24 chai, đếm tồn sổ là 5 thùng cộng 7 chai, thực tế đếm ra 137 chai — tức 5 thùng 17 chai. Không ghi rõ đơn vị thì bạn sẽ báo lệch một cách vô lý. Cách an toàn là chọn một đơn vị duy nhất cho cả kỳ và dùng xuyên suốt.

Chi tiết về cách dùng mã hàng cho đúng còn nói ở bài nhap hang nhieu chi nhanh ma loi.

Xử lý chênh lệch theo mức

Không phải mức lệch nào cũng giống nhau. Cách xử lý nên khác nhau theo mức, để không mất thời gian với sai số nhỏ mà lại bỏ qua sai số lớn.

Ngưỡng 2% là con số thực tế, không phải quy định. Hàng bán nhanh, hàng dễ hư, hàng bỏ số lẻ thì lệch 1–2% là chuyện thường. Nhưng lệch 5% trên một nhóm hàng đã là chuyện khác, và lệch 10% thì gần như chắc chắn có việc gì đó cần tìm ra.

Điều quan trọng nhất trong bảng này là: lệch trên 5% thì đếm lại trước, không sửa sổ. Số liệu lệch lớn thường do đếm sai, chứ không phải do mất hàng. Đếm lại lần hai mất thêm nửa tiếng, còn sửa nhầm sổ thì mất tiền thật và mất cả niềm tin vào số liệu.

Quy trình đối chiếu chi tiết khi phát hiện lệch có ở bài doi chieu cong no nha cung cap.

Năm nguyên nhân gây lệch hay gặp nhất

Nhập thiếu. Số trên phiếu nhập nhiều hơn thực tế nhập vào kho. Chuyện này xảy ra ở chỗ hàng vừa về đang được dỡ ra, cửa hàng lại bắt đầu bán ngay. Kiểm kê ngay sau khi nhập là cách bắt lỗi này nhanh nhất.

Bán nhầm món. Hai món tên gần giống nhau, hoặc một món có nhiều biến thể, người bán quét nhầm mã. Số lượng bán ra vẫn đúng, nhưng món bị bán không phải món bạn nghĩ, nên tồn một món âm, món kia dương.

Hàng hư, hàng mất, hàng bị bỏ quên. Hàng bán chậm nằm lâu hư hỏng rồi bị dọn đi mà không ghi. Lệch dần theo tháng, mỗi lần một ít, và thường bị quy cho lệch do đếm.

Đếm sai hoặc ghi thiếu phiếu. Người đếm đếm thiếu, đếm lại một món, hoặc quên món đã bỏ sang kệ khác. Bên kia, có lần bán hàng không lập phiếu, hoặc lập rồi quên ghi vào sổ. Sổ thiếu một dòng thì tồn lệch đúng bằng giá trị dòng đó.

Sai đơn vị hoặc sai quy đổi. Thùng và chai, cân và cái, hộp và lon. Lỗi này thường xuất hiện đúng một món chứ không rải rác, và nhìn là biết ngay.

Nếu không tìm ra nguyên nhân sau khi đã loại trừ nhóm cuối, lần kiểm kê sau phải theo dõi nhóm đó đặc biệt.

Kiểm kê xong thì làm gì

Đếm xong mà không làm gì thì lần sau bạn lại đếm lại từ đầu với cùng một kết quả. Sau mỗi đợt kiểm kê cần làm bốn việc.

Một là sửa số tồn theo thực tế, và ghi trong biên bản số cũ, số mới, ngày, người kiểm, người đối chiếu.

Hai là ghi rõ các món đang hư, đang hết hạn, đang bị khoanh giá, và xử lý chúng thay vì để nằm tiếp.

Ba là cập nhật danh sách hàng bán chạy và bán chậm, vì đây là lúc bạn có số liệu thật. Cách theo dõi món nào chạy món nào đứng có ở bài theo doi hang ban chay hang cham.

Bốn là nếu lệch vượt ngưỡng, tìm nguyên nhân trước khi sang đợt kiểm kê tiếp theo. Có một kiểu lệch dễ bị bỏ sót là lệch cộng dồn: mỗi đợt lệch một ít nhưng sổ vẫn được sửa về đúng, nên sau sáu tháng giá vốn tính ra sai hàng trăm triệu. Ghi lại lịch sử lệch mỗi đợt rồi đọc lại ba đợt liên tiếp, bạn sẽ thấy món nào lệch đều đặn — đó là món bị thất thoát đều, chứ không phải lỗi đếm.

Dùng mẫu sẵn thay vì tự dựng

Nhiều chủ quán tự vẽ một tờ bảng kiểm kê trên giấy, dùng đúng một lần rồi bỏ, vì tờ giấy đó thiếu mấy cột cần thiết và không có chỗ ghi biên bản lệch.

Bộ mau quan ly cua hang nho có sẵn phiếu kiểm kê kho, bảng theo dõi hàng bán chạy, bảng đối chiếu công nợ và biên bản bàn giao tiền, mở bằng Excel là chạy, không cần đăng ký gì cả. Bạn in ra, điền, lưu lại theo từng đợt, và sau ba tháng sẽ có đủ dữ liệu để nhìn ra món nào đang lệch.

Khi nào nên dùng phần mềm

Nếu quán nhỏ, một món hàng, kiểm kê mỗi tháng một lần, thì giấy vẫn đủ dùng và không tốn tiền. Chuyển sang phần mềm khi số món tăng, kiểm kê xảy ra thường xuyên hơn, hoặc nhiều người cùng đếm. Lúc đó việc ghi sổ thủ công tốn thời gian hơn giá trị của nó, và rủi ro lớn nhất là mỗi người ghi một kiểu nên số không bao giờ khớp. Tính năng quan ly kho của EBIZ POS theo dõi tồn theo từng mã, ghi nhận phiếu nhập và phiếu xuất, báo cáo lệch khi kiểm kê, thay vì để bạn tự cộng trên giấy.

Phần mua hàng cũng nên gắn với kho, vì số tồn sai thường bắt nguồn từ chỗ nhập hàng chưa được ghi lại đúng. Tính năng quan ly mua hang chi giúp đặt hàng theo tồn tối thiểu, thay vì nhớ trong đầu.

Cuối cùng

Kiểm kê kho không phải việc làm cho xong. Đó là cách duy nhất để câu hỏi "trong kho còn bao nhiêu" có câu trả lời đúng thay vì câu trả lời theo thói quen ghi. Nếu mỗi lần đếm kho kéo dài cả buổi và kết thúc bằng một con số lệch không rõ nguyên nhân, vấn đề thường không nằm ở việc đếm, mà ở chỗ bạn chưa có quy trình cố định để làm theo. Lập một quy trình cố định, dùng một mẫu phiếu, ghi biên bản mỗi đợt — phần còn lại sẽ tự đúng.

Và nếu bạn đang bắt đầu, mốc thời gian để biết lúc nào nên dùng phần mềm thay vì sổ tay được nói ở bài phan mem ban hang noi bo — cùng checklist cài đặt lần đầu cho quán nhỏ.