Kiểm soát hàng hỏng hao hụt tại quầy bán hàng | EBIZ
Quầy bán hàng là nơi hàng hóa tiếp xúc trực tiếp với khách và nhân viên. Một chai nước giải khát bị khách làm đổ, một hộp bánh bị nhân viên làm rơi, một chai dầu gội bị chảy vì để gần máy lạnh. Những món nhỏ này cộng lại cuối tháng thành con số không nhỏ.
Nhiều cửa hàng không ghi nhận hàng hỏng tại quầy vì nghĩ đó là chuyện nhỏ. Nhưng nếu không ghi nhận thì không biết hao hụt bao nhiêu, và không biết nguyên nhân để chặn. Bài này đưa ra cách kiểm soát hàng hỏng hao hụt ngay tại quầy bán hàng.
Vì sao hàng hỏng tại quầy nhiều hơn trong kho
Nguyên nhân thứ nhất là khách hàng tiếp xúc trực tiếp. Khách tự do xem hàng, lấy lên đặt xuống, nhiều người cùng lúc. Một số khách bất cẩn làm vỡ hoặc làm hỏng hàng mà không báo. Nếu cửa hàng cho khách tự do xem hàng thì rủi ro này luôn tồn tại.
Nguyên nhân thứ hai là nhân viên bất cẩn. Nhân viên vội vàng khi đông khách, đặt hàng không đúng chỗ, làm rơi khi di chuyển. Nhân viên mới chưa quen với cách sắp xếp cũng dễ làm hỏng hàng. Nếu không đào tạo nhân viên về cách xử lý hàng hóa thì hao hụt sẽ cao.
Nguyên nhân thứ ba là bảo quản sai tại quầy. Hàng để gần máy lạnh bị ẩm, hàng để gần cửa sổ bị nắng, hàng để gần máy in bị nóng. Mỗi loại hàng cần điều kiện bảo quản khác nhau, nhưng tại quầy thường không có điều kiện lý tưởng. Cách xử lý hàng tồn lâu ngày đã nói trong bài xu lý hàng tồn lâu ngày.
Nguyên nhân thứ tư là trưng bày quá nhiều. Quầy càng nhiều hàng thì càng dễ va chạm và rơi vỡ. Trưng bày đầy đủ là tốt cho bán hàng, nhưng trưng bày quá nhiều làm tăng rủi ro hỏng. Cần cân bằng giữa trưng bày và an toàn.
Hiểu bốn nguyên nhân này để bạn biết hàng hỏng tại quầy không phải là chuyện nhỏ mà là kết quả của nhiều yếu tố cộng lại.
Cách kiểm tra hàng hỏng tại quầy
Bước đầu tiên là ghi nhận mỗi món hàng hỏng. Tạo một sổ nhỏ tại quầy, ghi lại mỗi món bị hỏng: tên hàng, giá trị, lý do hỏng, ngày giờ. Ghi nhận ngay khi xảy ra, không để cuối ngày mới ghi vì sẽ quên. Sổ này là dữ liệu để phân tích hao hụt.
Bước thứ hai là phân loại lý do hỏng. Mỗi món hỏng ghi rõ lý do: khách làm vỡ, nhân viên bất cẩn, bảo quản sai, hoặc nguyên nhân khác. Phân loại giúp bạn biết nguyên nhân chính và tập trung khắc phục. Nếu phần lớn là khách làm vỡ thì cần cải thiện cách trưng bày. Nếu phần lớn là nhân viên thì cần đào tạo.
Bước thứ ba là đối chiếu với tồn kho. Mỗi cuối tuần, đối chiếu số hàng hỏng ghi trong sổ với số hàng thiếu trong tồn kho hệ thống. Nếu tồn kho thiếu nhiều hơn số hỏng ghi thì có hao hụt khác như trộm cắp hoặc ghi nhận sai. Cách kiểm soát hàng hỏng hao hụt không rõ nguyên nhân đã nói trong bài kiểm soát hàng hỏng hao hụt không rõ nguyên nhân.
Bước thứ tư là tính giá trị hao hụt. Cuối tháng, cộng giá trị tất cả món hỏng tại quầy. So sánh với doanh thu cùng kỳ. Nếu giá trị hàng hỏng tại quầy quá hai phần trăm doanh thu thì phải điều tra và cải thiện. Con số này giúp bạn biết mức độ nghiêm trọng và ưu tiên xử lý.
Nên giao cho một nhân viên cụ thể chịu trách nhiệm ghi nhận. Nếu ai cũng có thể ghi thì không ai ghi. Chọn nhân viên đáng tin cậy và nhắc họ ghi đầy đủ.
Cách chặn hàng hỏng tại quầy
Cách thứ nhất là trưng bày hợp lý. Không trưng bày quá nhiều hàng trên cùng một kệ. Để khoảng cách giữa các món để khách dễ lấy mà không va vào nhau. Hàng dễ vỡ đặt ở kệ giữa, tầm mắt khách, không đặt ở kệ cao hoặc kệ thấp. Cách sắp xếp kho gọn để tìm hàng nhanh đã nói trong bài sắp xếp kho gọn tìm hàng nhanh.
Cách thứ hai là đặt biển nhắc nhẹ. Biển nhỏ tại kệ hàng dễ vỡ: vui lòng cầm nhẹ tay, hoặc hỏi nhân viên nếu cần xem. Biển này không chặn được ai nhưng nhắc nhở khách cẩn thận. Nhiều khách sẽ tự giác hơn khi thấy biển.
Cách thứ ba là phân khu trưng bày. Hàng dễ vỡ đặt ở khu vực nhân viên nhìn thấy được, ví dụ gần quầy thu ngân. Hàng bền đặt ở khu vực khách tự do xem. Phân khu giúp bạn kiểm soát rủi ro mà vẫn cho khách xem hàng.
Cách thứ tư là đào tạo nhân viên. Nhân viên cần biết cách di chuyển hàng: bê bằng hai tay, đặt nhẹ, không ném. Nhân viên mới nên được đào tạo trước khi làm việc. Nhắc nhở thường xuyên vì nhân viên dễ quên khi bận.
Cách thứ năm là có chính sách xử lý hàng hỏng. Nói rõ với nhân viên: khi làm vỡ hàng thì báo ngay, không giấu. Chủ và nhân viên cùng phân tích nguyên nhân và tìm cách tránh. Nếu nhân viên sợ bị phạt thì họ sẽ giấu, và bạn không biết hao hụt thực sự. Cách tính giá vốn thật cho món hàng đã nói trong bài tính giá vốn thật cho món hàng.
Bảo quản hàng tại quầy đúng cách
Nguyên tắc thứ nhất là tránh ánh nắng trực tiếp. Hàng để gần cửa sổ bị nắng sẽ hỏng nhanh hơn, nhất là thực phẩm và mỹ phẩm. Nếu cửa hàng có cửa sổ thì dùng rèm hoặc đặt hàng cách xa cửa sổ. Kiểm tra nhiệt độ tại các vị trí trong quán để biết chỗ nào nóng.
Nguyên tắc thứ hai là tránh máy lạnh và máy in. Máy lạnh thổi trực tiếp vào hàng làm ẩm và hỏng. Máy in phát nhiệt làm nóng hàng gần đó. Để hàng cách máy lạnh và máy in ít nhất một mét.
Nguyên tắc thứ ba là kiểm tra hạn sử dụng thường xuyên. Hàng tại quầy bán chậm có thể hết hạn mà không ai biết. Kiểm tra hạn sử dụng mỗi tuần cho hàng thực phẩm và mỹ phẩm. Hàng gần hết hạn nên đưa lên đầu quầy để bán trước. Cách xử lý hàng hết date trước khi lỗ đã nói trong bài xử lý hàng hết date trước khi lỗ.
Nguyên tắc thứ tư là vệ sinh quầy thường xuyên. Bụi và bẩn làm hàng mất hấp dẫn và có thể làm hỏng bao bì. Lau quầy mỗi ngày và sắp xếp lại hàng. Vệ sinh cũng giúp phát hiện hàng hỏng sớm.
Chính sách với khách làm vỡ hàng
Tình huống đầu tiên là khách làm vỡ hàng giá rẻ. Với hàng giá rẻ như chai nước, hộp bánh, nên cho qua và không bắt đền. Khách sẽ cảm thấy được tôn trọng và quay lại mua. Chi phí một món giá rẻ không đáng để mất khách.
Tình huống thứ hai là khách làm vỡ hàng giá cao. Với hàng giá cao như đồ điện tử, đồ thủy tinh đắt tiền, nên thương lượng nhẹ nhàng. Giải thích giá trị hàng và đề nghị khách chia sẻ chi phí. Không bắt đền ngay vì sẽ làm khách khó chịu và có thể gây tranh cãi tại quán.
Tình huống thứ ba là khách cố ý làm hỏng. Nếu khách cố ý làm hỏng hàng thì nên từ chối phục vụ và yêu cầu bồi thường. Nhưng tình huống này hiếm, nên không nên nghi ngờ khách trừ khi có bằng chứng rõ ràng.
Nên có biển nhắc nhẹ tại quầy: cửa hàng không chịu trách nhiệm hàng làm vỡ do khách bất cẩn. Biển này không phải để bắt đền mà để nhắc khách cẩn thận. Nếu có tranh chấp thì biển này là căn cứ để thương lượng.
Bảng so sánh nhanh
| Việc cần làm | Làm đúng | Làm sai |
|---|---|---|
| Ghi nhận hàng hỏng | Ghi sổ ngay tại quầy với lý do | Không ghi, quên mất |
| Trưng bày | Khoảng cách hợp lý, hàng dễ vỡ ở tầm mắt | Trưng bày quá nhiều, chồng lên nhau |
| Biển nhắc | Biển nhỏ tại kệ hàng dễ vỡ | Không có biển nhắc |
| Bảo quản | Tránh nắng, máy lạnh, máy in | Để hàng gần cửa sổ hoặc máy lạnh |
| Chính sách khách | Cho qua hàng rẻ, thương lượng hàng đắt | Bắt đền mọi trường hợp |
| Nhân viên | Báo ngay khi làm vỡ, đào tạo cách di chuyển | Giấu hoặc không đào tạo |
Ví dụ thực tế tại cửa hàng tạp hóa
Anh Hùng bán tạp hóa, hàng hỏng tại quầy mỗi tháng khoảng ba triệu đồng. Anh không ghi nhận nên không biết nguyên nhân. Sau khi bắt đầu ghi sổ, anh phát hiện phần lớn hàng hỏng là do khách làm vỡ khi tự do xem hàng, và một phần do nhân viên bất cẩn.
Anh thay đổi cách trưng bày: hàng dễ vỡ đặt ở kệ giữa tầm mắt khách, để khoảng cách giữa các món. Anh đặt biển nhắc nhẹ tại kệ hàng thủy tinh và đồ điện tử. Anh đào tạo nhân viên bê hàng bằng hai tay và đặt nhẹ.
Anh còn đặt chính sách: hàng giá rẻ dưới năm mươi nghìn cho qua nếu khách làm vỡ, hàng giá cao thì thương lượng. Nhân viên được nhắc phải báo ngay khi làm vỡ hàng.
Sau ba tháng, giá trị hàng hỏng tại quầy giảm từ ba triệu xuống còn một triệu mỗi tháng. Anh biết nguyên nhân và có thể kiểm soát. Anh duy trì ghi sổ hàng hỏng và coi đây là công việc thường xuyên, không phải việc phụ.
Điều cần nhớ
Hàng hỏng tại quầy bán hàng không phải là chuyện nhỏ mà là kết quả của nhiều yếu tố cộng lại. Ba việc cần làm: ghi nhận mỗi món hỏng tại quầy với lý do cụ thể, trưng bày hợp lý và đặt biển nhắc nhẹ, và đào tạo nhân viên cách di chuyển hàng. Nếu cửa hàng bạn chưa ghi nhận hàng hỏng tại quầy thì bắt đầu từ tuần này. Một sổ ghi nhỏ giúp bạn biết chính xác hao hụt bao nhiêu và nguyên nhân ở đâu.
Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.
Bài viết này mang tính tham khảo chung. Mức độ hao hụt và cách xử lý phù hợp khác nhau ở từng ngành, nên bạn nên dùng làm khung rồi điều chỉnh theo đặc thù cửa hàng mình.