Cửa hàng xe đạp điện bảo hành dài cần sổ theo dõi kỹ

Xe đạp điện bán một lần nhưng chăm nhiều năm. Khách mua một chiếc dùng ba năm, trong thời gian đó quay lại kiểm tra pin, thay má phanh, chỉnh phanh, siết ốc, và đôi khi đổi phụ kiện. Mỗi lần quay lại đều là cơ hội bán thêm, nhưng cũng là trách nhiệm của tiệm.

Bảo hành dài là điểm giữ khách, nhưng cũng là chỗ dễ lỗ nếu không có sổ theo dõi. Không ghi ngày mua, không ghi số khung, không ghi đã sửa gì thì đến lúc khách quay lại khiếu nại là tiệm không có bằng chứng.

Bài này viết cho cửa hàng nhỏ, một hai người, bán và bảo hành xe đạp điện.

Lưu số khung và ngày mua ngay khi bán

Số khung là căn cước của xe. Mỗi chiếc có một số riêng, ghi vào phiếu bán kèm ngày mua, tên khách, số điện thoại, hãng, model, màu. Phiếu này một bản đưa khách, một bản tiệm giữ.

Không lưu số khung thì xe quay lại bảo hành không biết bán lúc nào, bảo hành còn hay hết. Khách nói mới mua năm ngoái nhưng phiếu không có thì cãi nhau vô ích.

Số khung thường khắc ở cán xe hay dưới khung yên, đọc rõ ràng. Nên chụp ảnh số khung lúc nhận xe mới, lưu vào máy tính theo tên khách. Có ảnh thì sau này tra lại nhanh, không phải đi tìm xe trong bãi.

Ngày mua quyết định bảo hành còn hay hết. Nên lưu cả hóa đơn gốc nếu có, không có thì chụp ảnh phiếu bán và lưu vào máy tính.

Chia bảo hành theo từng bộ phận

Không nên bảo hành chung một mức cho cả xe. Khung xe chịu lực tốt thì bảo hành hai năm, pin dùng nhiều thì bảo hành một năm, động cơ bảo hành mười tám tháng.

Ghi rõ vào phiếu bảo hành: bộ phận nào, bảo hành bao lâu, và lỗi nào được bảo hành. Ví dụ pin bảo hành khi không sạc được, không bảo hành khi khách làm vỡ.

Chia rõ thì khách yên tâm hơn khi mua, và tiệm cũng không phải chịu trách nhiệm cho cả xe khi chỉ một bộ phận hỏng.

Ghi lịch sử sửa chữa sau mỗi lần khách tới

Mỗi lần khách mang xe tới, dù chỉ kiểm tra nhỏ, cũng ghi vào sổ: ngày, số khung, lý do, việc đã làm, linh kiện đã thay, và số tiền thu. Lần sau khách quay lại thì tra được xe này đã làm gì trước đó.

Ghi vào phần mềm hoặc sổ giấy đều được, quan trọng là tra được nhanh. Có cửa hàng nhớ bằng đầu, đến lúc xe trục trặc lặp lại thì không biết lần trước đã sửa chưa.

Lịch sử này cũng giúp thợ mới học nhanh. Nhìn lịch sử là biết xe nào hay hỏng gì, sửa thế nào, không phải hỏi lại thợ cũ.

Nhắc bảo trì định kỳ bằng tin nhắn

Xe đạp điện nên kiểm tra định kỳ ba tháng một lần: xem pin, xem phanh, xem lốp, xem đèn, siết ốc. Nên gửi tin nhắn nhắc khách trước một tuần, nêu rõ cần kiểm tra gì và tốn bao nhiêu thời gian.

Khách nhận được tin nhắn thì nhớ lịch, và cũng là cơ hội để tiệm kiểm tra luôn các bộ phận khác. Có lần kiểm tra còn phát hiện phanh mòn sớm, thay mười phút xong, không thì khách đi tiếp rồi ngã.

Không nhắc thì khách quên, đến lúc xe hỏng nặng mới mang tới. Lúc đó sửa tốn tiền nhiều, khách bực mà tiệm cũng mệt.

Nên nhắn trước bảy ngày, rồi nhắn lại một lần vào ngày trước hôm hẹn. Khách bận thì còn kịp sắp xếp lại, không đến rồi không gặp ai. Tốn một câu ban đầu, nhưng đỡ tốn cả ngày chờ xe.

Pin xuống nhanh xử lý bằng đo thật

Khách quay lại bảo pin xuống nhanh là chuyện rất phổ biến. Không nên nghe nói mà đổi pin ngay, cũng không nên nói pin bình thường rồi bỏ qua. Phải đo sức tải pin thật.

Nếu khách đi nhiều, ví dụ bốn mươi cây mỗi ngày, thì pin xuống nhanh sau vài tháng là bình thường. Nếu khách đi ít, ví dụ còn dùng được mười cây sau ba tháng, thì pin lỗi và cần đổi mới theo chế độ bảo hành.

Đo xong giải thích cho khách bằng con số. Khách thấy con số thật thì tin, khách không thấy thì nghĩ tiệm nói cho qua.

Khách tự tháo xe thì mất bảo hành phần đó

Nên nói rõ ngay khi bán: khách tự mở xe, tự thay linh kiện ngoài tiệm thì mất bảo hành phần đã tháo. Không nói trước thì đến lúc khách mang tới bị tháo rồi mới báo không bảo hành, khách cãi vì bảo không ai nhắc.

Ghi điều này vào phiếu bảo hành, khách ký vào mới giao xe. Có chữ ký thì sau này khách không nói được là không biết.

Nếu khách tự tháo mà hỏng thêm thì báo giá sửa riêng, không tính vào bảo hành. Khách đồng ý thì làm, không đồng ý thì trả xe về nguyên trạng.

Linh kiện thay phải có nguồn gốc rõ

Xe đạp điện dùng linh kiện nhiều: pin, sạc, má phanh, lốp, đèn, dây điện. Nên nhập từ nhà cung cấp có tên tuổi, giữ hóa đơn, và báo rõ cho khách khi thay.

Khách hỏi pin ở đâu ra thì có căn cứ trả lời. Không có nguồn gốc thì khách nghi hàng dở, sau này pin hỏng lại đổ lỗi tiệm thay hàng đểu.

Nên xem thêm bài kiểm tra hàng nhập thiếu hư hỏng để đếm kỹ lúc nhận linh kiện từ nhà cung cấp, chụp ảnh giữ bằng chứng rồi báo đổi trả kịp thời.

Linh kiện nào thay cho khách nên ghi tên nhà cung cấp và số lô lên phiếu, giữ lại hóa đơn. Ba tháng sau pin hỏng thì tra ra xem lấy ở đâu, có bảo hành riêng không. Không có giấy tờ thì hoặc mất tiền, hoặc phải nhận hàng mà không biết chất lượng.

Giá bán phải tính cả chi phí bảo hành

Bảo hành dài tốn tiền: thay pin miễn phí, sửa động cơ miễn phí, công kiểm tra định kỳ miễn phí. Những chi phí này phải tính vào giá bán, không thì bán càng nhiều càng lỗ.

Nên có bảng tính: giá nhập xe, chi phí bảo hành dự kiến mỗi xe, cộng lại rồi cộng thêm lời. Ví dụ xe nhập tám triệu, bảo hành dự kiến tốn năm trăm nghìn, thì giá bán phải trên tám triệu rưỡi mới có lời.

Giá quá cao thì khách đi nơi khác, giá quá rẻ thì lỗ bảo hành. Tính đúng giá thì vừa có lời vừa giữ được khách về sau.

Sắp xếp khu vực bảo hành trong tiệm

Tiệm nên có một góc riêng để sửa và bảo trì, tách biệt với khu trưng bày xe mới. Khách mua xe thấy khu bảo hành gọn gàng chuyên nghiệp thì yên tâm hơn.

Dán bảng giá dịch vụ ngoài bảo hành: thay má phanh bao nhiêu, thay lốp bao nhiêu, thay pin ngoài bảo hành bao nhiêu. Khách thấy bảng giá thì không ngại mang xe tới, vì biết trước tốn bao nhiêu.

Có khu bảo hành riêng thì thợ làm nhanh hơn, không vướng khách xem xe. Khách chờ cũng thấy được thợ làm việc, tin tưởng hơn.

Nhập xe mới đừng quên bước ghi sổ

Mỗi đợt xe về phải ghi sổ ngay: số lượng, model, màu, số khung từng chiếc, giá nhập, ngày về. Ghi ngay lúc nhận, không để mai ghi vì mai có việc khác.

Xem thêm bài nhập hàng mới đừng quên bước này để có cách kiểm số lượng, đối chiếu hóa đơn và nhập kho ngay mà không lệch về sau.

Ghi sổ giúp biết tồn bao nhiêu xe, xe nào bán rồi, xe nào còn. Không ghi thì kho có xe mà không biết model gì, bán được hay không cũng không rõ.

Ghép các việc lại thành quy trình cố định

Toàn bộ những việc trên nên gói thành một quy trình mà mọi người ở tiệm đều làm giống nhau, từ nhận xe tới trả xe, từ bán mới tới bảo hành.

Thứ tự hợp lý là: bán ghi số khung và ngày mua, giao phiếu bảo hành, nhắc bảo trì định kỳ, tiếp nhận xe bảo hành ghi lịch sử, sửa xong báo khách, trả xe kèm ghi chú.

Có quy trình thì chất lượng không còn phụ thuộc vào việc hôm đó ai trực. Khách nhận được xử lý giống nhau mới tin vào tiệm, mà tin thì mới quay lại mua xe mới và giới thiệu khách khác.

Sau một năm làm đều, mỗi xe bán ra sẽ quay lại ít nhất bốn lần. Bốn lần đó mỗi lần đều có cơ hội bán thêm, tổng doanh thu tăng mà không tốn thêm chi phí tìm khách mới.

Xe bảo hành hết vẫn phải chăm sóc

Xe hết bảo hành thì khách vẫn quay lại, nhưng lúc đó tiệm thu tiền sửa bình thường. Nên có bảng giá dịch vụ ngoài bảo hành rõ ràng, khách thấy trước không ngại mang xe tới.

Khách hết bảo hành mà không quay lại thì thường vì tiệm không nhắc, hoặc vì lần trước sửa không tốt. Nên giữ chất lượng sửa ngay cả khi xe còn bảo hành, vì xe hết bảo hành khách vẫn nhớ tiệm nào sửa tốt.

Nên gửi tin nhắn nhắc kiểm tra định kỳ cả xe đã hết bảo hành. Khách nhận được tin nhắn thì nhớ, và cũng là cơ hội để tiệm bán thêm phụ kiện hay thay lốp.

Xe cũ đổi mới thì nhận lại xe cũ

Có khách muốn đổi xe cũ lấy xe mới, trừ tiền chênh lệch. Nên có chính sách nhận lại xe cũ rõ ràng: xe cũ được giá bao nhiêu, tính theo thời gian dùng và tình trạng thật.

Khách đổi xe cũ thường là khách quen, đã mua ở tiệm từ trước. Giữ khách quen bằng cách cho đổi xe cũ giá hợp lý, khách thấy tiệm không chỉ bán mà còn lo việc cũ.

Xe cũ nhận lại thì kiểm tra, sửa lại, bán lại với giá thấp hơn. Không nên bán xe cũ giá cao, vì xe cũ khách khó bán và tiệm phải chịu chi phí sửa.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.