Quỹ tiền mặt nên giữ bao nhiêu cho mỗi ca bán
Tiền trong két giữ ít thì thiếu tiền thối, giữ nhiều thì chôn vốn và đếm mệt. Nhiều chủ cửa hàng để theo cảm tính, hôm nào cũng một cục, tới lúc cần tiền nhập hàng mới thấy tiền nằm chết trong két cả chục triệu.
Quỹ tiền mặt không phải càng nhiều càng tốt. Nó là một con số tính được, dựa trên tiền thối mỗi ca cần bao nhiêu và cửa hàng bán những món giá nào. Tính một lần rồi giữ nguyên, mỗi quý chỉnh lại.
Bài này nói cách tính con số đó, cách chia tiền theo mệnh giá, và cách xử lý tiền thừa cuối ngày. Đơn giản, làm được ngay ngày mai.
Vì sao két nhiều tiền lại thành vấn đề
Tiền nằm trong két bán hàng là tiền chết. Mười triệu nằm trong két cả tuần thì bằng mười triệu không đi nhập hàng, không gửi tiết kiệm, không xoay vòng. Cửa hàng nhỏ vốn ít, tiền chết kiểu này vài lần là thấy thiếu vốn ngay.
Két nhiều tiền còn đếm mệt. Mỗi lần mở ca, đóng ca, bàn giao ca đều phải đếm. Đếm ba triệu mất năm phút, đếm mười lăm triệu mất hai mươi phút, mà sai sót cũng nhiều hơn vì tờ nhiều.
Nguy hiểm nhất là số lớn che mất khoản lệch nhỏ. Két mười lăm triệu mà thiếu hai trăm nghìn thì lúc đếm qua loa khó phát hiện. Két ba triệu mà thiếu hai trăm nghìn thì lòi ra ngay.
Nên két bán hàng chỉ giữ đủ xài. Phần còn lại để ở két an toàn riêng trong nhà, hoặc tốt nhất là tài khoản ngân hàng. Hai chỗ tiền tách bạch, mỗi chỗ một nhiệm vụ.
Tính quỹ thối theo ca
Quỹ thối là số tiền lẻ dùng để trả lại cho khách. Cách tính là nhìn lại một tuần bán hàng, ca nào đông nhất cần bao nhiêu tiền thối, lấy số đó cộng thêm hai mươi phần trăm dự phòng.
Ví dụ cửa hàng tạp hóa mỗi ca bán khoảng 4 triệu, khách hay đưa tờ 500 nghìn và 200 nghìn, tiền thối trung bình mỗi lượt khoảng 150 nghìn. Một ca có ba mươi lượt trả tiền mặt thì cần khoảng 2 triệu tiền thối quay vòng, cộng dự phòng thành 2,5 triệu.
Cửa hàng bán món giá cao, ví dụ quần áo mỗi đơn 800 nghìn tới 2 triệu, thì tiền thối mỗi lượt lớn hơn nhưng số lượt ít hơn. Quỹ thối có thể vẫn chỉ 3 triệu nhưng mệnh giá phải lớn hơn, nhiều tờ 100 nghìn và 50 nghìn.
Quý nào cũng nên tính lại một lần. Tết đông gấp ba ngày thường, hè bán nước đông hơn đông bán đồ nóng. Quỹ giữ nguyên một mức quanh năm thì lúc đông thiếu, lúc vắng thừa.
Muốn biết chính xác hơn thì làm thử một tuần. Sáng mở ca, ghi số tiền thối thực tế của từng lượt vào phần mềm, tối cộng lại. Một tuần có khoảng hai trăm lượt thì đã ra con số đủ tin, thay vì ước lượng bằng mắt.
Cách này tốn mười lăm phút mỗi tối trong đúng một tuần. Đổi lại số tiền đặt trong két có căn cứ, mà cũng thấy luôn tỷ lệ khách trả tiền mặt là bao nhiêu phần trăm. Tỷ lệ đó lớn hơn mình tưởng thì quỹ thối cũng phải nâng theo.
Ngược lại, nếu một tuần thấy tiền thối thật sự chỉ dùng một nửa dự toán, thì mức đang giữ đang thừa. Giảm xuống cũng được, két nhẹ hơn thì mỗi lần đếm nhanh hơn.
Chia tiền theo mệnh giá
Có đủ tổng tiền mà toàn tờ 500 nghìn thì vẫn không thối được. Chia mệnh giá quan trọng không kém tổng số tiền.
Tỷ lệ gợi ý cho cửa hàng bán lẻ: bốn mươi phần trăm ở mệnh giá 10 nghìn và 20 nghìn, ba mươi phần trăm ở 50 nghìn, hai mươi phần trăm ở 100 nghìn, mười phần trăm còn lại ở 200 nghìn và 500 nghìn để trả cho đơn lớn.
Cụ thể với quỹ 3 triệu: khoảng 20 tờ 10 nghìn, 15 tờ 20 nghìn, 15 tờ 50 nghìn, 10 tờ 100 nghìn, còn lại vài tờ lớn. Con số này đủ thối cho hầu hết các lượt trong ca mà không phải chạy đi đổi tiền.
Mỗi sáng xếp tiền vào két theo từng ngăn riêng. Ngăn nào hết thì biết ngay mệnh giá nào đang thiếu để bổ sung giữa ca. Đừng đổ chung một đống rồi mỗi lần thối lại bới.
Cuối tuần kiểm tra lại tỷ lệ. Nếu ngăn 10 nghìn lúc nào cũng hết trước thì lần sau tăng thêm, giảm bớt mệnh giá ít dùng. Két tự nói cho mình biết khách hay đưa tờ nào.
Trước khi chia, nên hỏi luôn mấy tờ lớn nhất nằm ở đâu. Có cửa hàng để tờ 500 nghìn ở ngăn riêng nhưng không ghi, cuối ca quên mất, lệch 500 nghìn trong khi cả ngày bán tốt. Chỉ một ngăn có ghi số lượng thôi là đủ.
Cũng nên có một ngăn dự phòng cho trường hợp khách đưa tờ lớn bất ngờ. Ngăn này đếm cùng luồng đối chiếu cuối ca.
Quỹ khác nhau cho ca sáng và ca tối
Ca sáng cần nhiều tiền lẻ hơn vì đầu ngày chưa có tiền khách đưa vào. Mở ca với két đầy tiền lẻ đã xếp sẵn thì bán trơn tru từ lượt đầu tiên.
Ca tối cần ít tiền lẻ hơn nhưng cần chỗ chứa tiền thu vào. Bán cả ngày tiền mặt đổ về, két đầy dần, tới tối có khi gấp ba đầu ca. Nên két ca tối phải rộng, và giữa ca tối nên rút bớt một lần về két an toàn.
Cửa hàng hai ca nên có hai mức quỹ khác nhau, ghi rõ trên bảng bàn giao. Ca sáng nhận 3 triệu, ca tối nhận 2 triệu cộng với tiền ca sáng để lại. Mỗi ca biết mình cầm bao nhiêu từ đầu.
Ca tối cũng cần một mức dự phòng riêng cho đơn giá lớn. Khách mua một bộ đồ 3 triệu mà đưa tờ 5 triệu thì cần 2 triệu tiền thối, nếu chỉ chuẩn bị tiền lẻ nhỏ thì không trả được. Một vài tờ 100 nghìn và 200 nghìn trong ngăn dự phòng là đủ cho trường hợp này.
Cửa hàng chỉ một ca thì đơn giản hơn: sáng giữ mức chuẩn, tối rút về mức chuẩn cho sáng mai. Phần dư xử lý theo quy tắc tiền thừa bên dưới.
Tiền thừa cuối ngày đi về đâu
Nguyên tắc là két bán hàng qua đêm chỉ giữ đúng mức quỹ chuẩn cho sáng mai. Phần dư rút ra hết.
Chỗ rút ra đi hai nơi. Một phần vào két an toàn trong nhà, khóa riêng, chỉ chủ cửa hàng giữ chìa. Một phần mang gửi ngân hàng vào sáng hôm sau nếu số tiền lớn, trên 10 triệu.
Đừng để két bán hàng qua đêm với mười mấy triệu. Không an toàn, sáng mai đếm lại cũng mệt, mà tâm lý nhân viên mở ca thấy tiền nhiều cũng không tốt.
Mỗi lần rút phải ghi vào sổ: ngày nào, rút bao nhiêu, ai rút, cất ở đâu. Dòng ghi này mất một phút nhưng là căn cứ duy nhất khi sau này hỏi tiền đi đâu.
Có cửa hàng gom một tuần mới gửi ngân hàng một lần. Cách đó cũng được nếu két an toàn đủ chắc, nhưng đừng để quá 30 triệu trong nhà. Trên mức đó thì tiền gửi ngân hàng an toàn hơn nhiều.
Khi nào cần tăng quỹ đột xuất
Ba trường hợp cần tăng quỹ. Một là ngày lễ, Tết, đợt khuyến mãi, khách đông gấp đôi gấp ba. Hai là khi ngân hàng gần nhà nghỉ, không đổi được tiền lẻ, phải tự dự trữ. Ba là khi cửa hàng mới thêm món giá lẻ khó thối, ví dụ đồng giá 35 nghìn mà khách toàn đưa 500 nghìn.
Mức tăng thường là gấp rưỡi quỹ ngày thường. Quỹ 3 triệu thì tăng lên 4,5 triệu. Tăng nhiều hơn thì két nặng mà chưa chắc dùng hết.
Tăng quỹ phải có thời hạn. Ghi rõ tăng từ ngày nào tới ngày nào, hết đợt rút về mức cũ. Nhiều cửa hàng tăng quỹ dịp Tết rồi quên rút, tiền nằm chết trong két tới tận tháng ba.
Sau mỗi đợt cao điểm nên ngồi lại mười phút, xem quỹ tăng có đủ không, thừa hay thiếu bao nhiêu. Lần sau điều chỉnh cho sát hơn. Ba lần như vậy là có con số chuẩn cho mọi mùa trong năm.
Sai lầm hay gặp khi giữ quỹ
Sai lầm thứ nhất là giữ một mức quanh năm. Ngày thường 3 triệu vừa đủ, Tết 3 triệu thiếu trầm trọng, ngày mưa 3 triệu thừa một nửa. Quỹ phải theo mùa, theo ngày trong tuần.
Sai lầm thứ hai là để tiền thu và tiền thối lẫn lộn không chia ngăn. Tiền khách vừa đưa vào chưa xếp đã lấy ra thối tiếp, cuối ca không biết tờ nào là quỹ ban đầu, tờ nào là tiền bán được.
Sai lầm thứ ba là không rút tiền thừa cuối ngày. Két cứ đầy dần, từ 3 triệu lên 8 triệu rồi 12 triệu, chủ cửa hàng nhìn két đầy tưởng bán tốt, thực ra tiền nằm chết.
Sai lầm thứ tư là đổi tiền lẻ kiểu chắp vá. Hết 10 nghìn thì chạy sang hàng bên đổi, mỗi lần mất mười phút, ngày hết ba lần là mất nửa tiếng bán hàng. Chuẩn bị đủ từ đầu ca thì không phải chạy.
Sai lầm thứ năm là chỉ một người biết quỹ bao nhiêu. Chủ cửa hàng giữ trong đầu, nhân viên không biết mức chuẩn, mỗi người tự ý thêm bớt. Mức quỹ phải viết ra, dán ở két, ai cũng thấy.
Gắn quỹ với phần mềm bán hàng
Phần mềm bán hàng tốt cho phép đặt mức quỹ đầu ca. Sáng mở ca nhập số tiền thực tế trong két, phần mềm so với mức chuẩn, lệch thì báo ngay.
Cuối ca phần mềm tính tiền mặt phải còn bao nhiêu: quỹ đầu ca cộng tiền mặt thu vào trừ tiền đã rút ra. Đếm két thực tế, khớp với số này thì ca đó sạch.
Tiền rút giữa ca, tiền gửi ngân hàng, tiền chuyển sang két an toàn đều ghi vào phần mềm dưới dạng phiếu thu chi. Mỗi phiếu ghi rõ lý do, số tiền, người thực hiện. Không ghi thì phần mềm tính sai, cuối ngày lệch không biết do đâu.
Báo cáo quỹ theo tuần cho thấy két nào hay lệch, ca nào hay thiếu tiền lẻ. Nhìn báo cáo một tháng là biết cần chỉnh quỹ ở đâu, không phải đoán.
Xem thêm đóng ca đối soát tiền cuối ngày để biết cách đếm và bàn giao két mỗi tối. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.