Tính lợi nhuận từng món hàng: biết món nào đáng bán

Có những cửa hàng bán một món đi bán mọi thứ, mỗi ngày chốt tiền tăm tắp mà cuối tháng nhìn tài khoản thì không hiểu tiền ở đâu. Ngược lại, có cửa hàng lúc nào cũng chạy mấy món "quen tay", bán đều đều, mà lợi nhuận lại mỏng dính.

Hai cửa hàng này không khác nhau ở số lượng khách, mà khác nhau ở chỗ có biết từng món mang về bao nhiêu tiền lời thật hay không.

Bài này nói theo kiểu người bán hàng hiểu được: lợi nhuận mỗi món là con số nào, những chi phí nào hay bị quên khi tính, dùng con số đó để quyết định giá và tồn kho ra sao, và xử lý món lãi thấp nhưng kéo khách về thế nào. Nếu bạn chưa biết giá vốn của mình được tính đúng, bài tính giá vốn thật cho món hàng là bước phải làm trước.

Doanh thu cao chưa chắc lãi cao

Cái bẫy phổ biến nhất là nhìn doanh thu. Cuối tháng thấy doanh thu tốt thì yên tâm, rồi mới thấy tiền trong két không tăng bấy nhiêu mà không hiểu vì sao.

Lý do thường gặp là một món bán rất nhiều nhưng lãi trên mỗi món rất mỏng. Bán một nghìn cái mà mỗi cái lãi ba nghìn thì tổng cộng cũng chỉ được ba triệu, trong khi món ít bán hơn lại lãi mỗi món gấp mấy lần.

Ngược lại cũng có món ít ai hỏi nhưng lãi dày. Cửa hàng bán thêm mấy món này vào giỏ là doanh thu tăng đều đặn mà không tốn công nhân viên, không tốn chỗ, không sợ hết hạn.

Có một mẹo rẻ mà nhiều chủ cửa hàng thích: đếm tiền lời theo từng món trong một tuần, rồi xếp hạng. Không cần chính xác tuyệt đối, chỉ cần biết món nào đứng đầu và món nào đứng cuối là đủ để thấy ngay cửa hàng mình đang bán cái gì thật sự.

Đừng nhầm việc này với việc chỉ bán món lãi cao nhất. Bán môn nào cũng lãi cao nhất thì cửa hàng sẽ nhanh chóng mất khách. Mục tiêu là hiểu bức tranh, không phải cắt bỏ mọi thứ.

Lợi nhuận thật của một món là con số nào

Bắt đầu từ con số đơn giản nhất: giá bán trừ giá vốn, ra lãi gộp mỗi món. Nhiều cửa hàng dừng ở đây và tưởng là đã biết lợi nhuận.

Nhưng lãi gộp không phải lợi nhuận. Giữa hai con số đó còn một đống chi phí mà nếu không chia ra thì bạn sẽ luôn tưởng món nào cũng lãi.

Cách tính thực tế gồm năm lớp. Một là lãi gộp. Hai là phần giảm giá và chiết khấu đã cho khách. Ba là chi phí đóng gói, túi, giấy, tem. Bốn là chi phí giao hàng nếu món nào đó có giao chẳng hạn hàng nặng hoặc hàng giao xa.

Năm là phần công bán hàng, tức tiền lương chia theo doanh thu, tính theo tỷ lệ chung hoặc theo số đơn. Lớp này nhiều người bỏ qua, nhưng nó là lớp quyết định một cửa hàng có lãi hay không.

Sau khi trừ hết, chia cho số lượng bán ra thì ra lợi nhuận trên mỗi món. Với cửa hàng bán lẻ, con số này thường tính theo tháng, đủ để so sánh giữa các món với nhau.

Nếu chưa có phần mềm, một bảng tính với cột doanh thu, cột lãi gộp và cột lợi nhuận ước tính là đủ. Sai số một chút vẫn tốt hơn là không có con số nào.

Những chi phí dễ quên khi tính lợi nhuận

Có mấy khoản chi phí rất dễ biến mất khỏi bảng tính, và mỗi khoản lại khá lớn.

Hàng hỏng, hàng mất cảnh, hàng hết hạn phải bỏ đi. Với cửa hàng bán thực phẩm hoặc mỹ phẩm, khoản này có thể vài phần trăm doanh thu mà không ai ghi vào sổ.

Hàng bán ra rồi khách đổi trả, hoặc hàng bán được nhưng thu tiền chậm nên bạn phải vay ngân hàng để xoay vòng. Cái giá của việc vay chính là chi phí ẩn của đơn hàng đó.

Chi phí mà bạn tự đi mua thêm: túi nilon, băng keo, hóa đơn in, thẻ tích điểm quà tặng, quà khuyến mại cuối năm. Tất cả đều nên chia đều ra các món.

Rồi còn phần hao mòn của tủ lạnh, máy in tem, xe giao hàng. Không cần chính xác, nhưng nếu cửa hàng có thiết bị mới mua tháng này thì nên chia dần ra theo số tháng dùng.

Có một cách nhanh mà không sai: nhìn tỷ lệ lãi gộp của cửa hàng so với mức lợi nhuận thực tế cuối tháng. Nếu hai con số lệch xa, nghĩa là đang có chi phí ẩn lớn mà bạn chưa biết chúng ở đâu.

Chia lợi nhuận theo nhóm hàng cho dễ nhìn

Tính lợi nhuận cho ba mươi món thì không ai nhìn nổi. Nên gom thành nhóm: món chủ lực, món bán theo lô, món phụ, món nhập về bán kèm.

Mỗi nhóm có một câu chuyện riêng. Món chủ lực thường chiếm phần lớn doanh thu, và bạn cần biết lợi nhuận của nhóm này đang đứng thế nào. Món bán theo lô thường có lợi nhuận mỏng hơn nhưng quay vòng nhanh. Món phụ thường lãi cao hơn bạn tưởng.

Cách chia nhóm cũng phụ thuộc cách bạn chia kho. Nếu kho chia theo nhóm hàng thì báo cáo cũng nên chia theo nhóm hàng, hai bên khớp nhau thì lúc kiểm tra mới nhanh. Chia kho theo nhóm hàng để nhỏ nói rõ vì sao cách chia này đỡ phải đi lại nhiều lần.

Sau khi có bốn nhóm với bốn con số, bạn sẽ thấy ngay chỗ cần sửa. Không cần phân tích sâu hơn là đủ.

Nhớ ghi lại cả doanh thu của từng nhóm chứ không chỉ lợi nhuận. Một nhóm có lợi nhuận cao nhưng doanh thu nhỏ thì chưa đáng để xoay vòng.

Dùng lợi nhuận để quyết định giá và tồn kho

Khi biết lợi nhuận từng món, bạn có thể trả lời hai câu hỏi mà trước đây phải đoán: nên giảm giá món nào, và nên nhập hàng món nào nhiều hơn.

Về giá, quy tắc đơn giản: món lãi dày thì có thể chịu được mức giảm để hút khách, món lãi mỏng thì giảm là lỗ. Nhiều cửa hàng giảm giá đồng loạt theo cảm giác, và kết quả là món lãi mỏng bị bán lỗ trong khi món lãi dày thì bán rẻ không cần thiết. Định giá bán lẻ lại tốt vẫn rẻ nói thêm về cách cân giữa giữa mức thị trường và mức lợi nhuận.

Về tồn kho, món lãi dày mà bán chậm thì nhập nhiều là chôn vốn, còn món lãi mỏng bán nhanh thì nhập thiếu là mất khách. Kinh nghiệm của nhiều cửa hàng là vẫn nhập theo tốc độ bán, nhưng chỉ nhập mức an toàn nhỏ hơn với món lãi mỏng.

Khi giá nhập tăng, phải xem lại ngay các món đang lãi mỏng. Nhiều cửa hàng giữ nguyên giá bán vì sợ mất khách, rồi cuối quý mới thấy món đó đã lỗ.

Món lãi cao nhưng bán chạy chậm

Đây là nhóm hàng bị nhiều cửa hàng nhìn thường. Thấy nó lãi cao thì tưởng phải nhập thật nhiều, nhập xong nằm im.

Nhưng lãi cao một món không giải quyết được vấn đề tiền nằm im. Món đó lãi dày thì thường là món có giá trị cao, bán ít, và giữ hàng lâu. Hàng giữ lâu thì tốn chỗ, tốn vốn, và nếu là hàng có hạn thì còn mất tiền.

Cách xử lý thường hiệu quả: nhập vừa đủ để bán trong khoảng một tháng, rồi xem tốc độ bán thật. Nếu bán hết trong hai tuần thì tăng lên. Nếu còn hơn một tháng mới bán hết, giảm lượng nhập xuống.

Với món lãi cao, nhiều khi cách tốt nhất không phải là nhập nhiều hơn mà là bán nhanh hơn: đưa lên quầy, làm mẫu, hoặc chào những món này cho khách quen thay vì chỉ bán món chạy.

Sau khi cắt giảm một món chậm, phần tiền giải phóng nên đổi vào món lãi dày bán được. Nếu không đổi, tiền vẫn nằm im dưới dạng hàng tồn. Xử lý hàng tồn lâu ngày có các cách giải phóng hàng tồn mà không phải bán lỗ.

Món lãi thấp nhưng kéo khách vào cửa hàng

Ngược lại với nhóm trên là món lãi thấp nhưng người ta hay mua. Nước, bánh mì, túi nilon, dầu gội giá rẻ: lãi mỗi món rất mỏng, nhưng ai cũng mua và ai cũng quen.

Món như vậy có giá trị gián tiếp, và giá trị đó khó đo bằng phép tính trên tờ giấy. Khách quen mua dầu gội rẻ ở cửa hàng bạn thì họ cũng mua món đắt tiền bên cạnh.

Vậy nên đừng vội cắt. Cách đúng hơn là tính xem món đó mang về tổng lời thế nào trong một tháng, kể cả phần khách mua kèm. Nếu tổng lời của nhóm "món kéo khách" cộng lại vẫn dương và chi phí giữ nó thấp, thì giữ.

Trường hợp xấu nhất là món lãi thấp mà lại chiếm chỗ. Ví dụ một món bán được nhiều nhưng để kín một kệ và phải xếp chồng lên mặt hàng khác. Lúc đó nên giảm lượng hoặc chuyển sang bán theo lô.

Một bảng theo dõi lợi nhuận món hàng

Bảng theo dõi không cần phức tạp. Năm cột là đủ: tên món hoặc nhóm hàng, số lượng bán, doanh thu, chi phí quy về món, và lợi nhuận còn lại.

Cột chi phí quy về món nên ghi gần đúng thôi, ví dụ theo tỷ lệ chung. Rồi mỗi tháng cộng lại và so với tổng lợi nhuận thật của cửa hàng. Nếu hai bên lệch quá nhiều thì bạn đang bỏ sót một khoản chi phí nào đó, thường là chi phí ẩn ở mục phần trên.

Cột cuối cùng mới là điểm mấu chốt, nên làm nổi bật: món nào lợi nhuận thấp hơn con số bạn đặt ra thì tô màu. Không cần biểu đồ, chỉ cần nhìn thấy món đỏ.

Cách nhanh nhất để có số liệu là lấy từ báo cáo bán hàng hằng ngày mà bạn đang xem sẵn. Đọc báo cáo bán hàng mỗi ngày nói rõ phần nào nên xem trước và phần nào để dành cuối tháng.

Bảng này chỉ có giá trị khi so được với tháng trước. Lợi nhuận giảm dần mà không ai để ý thì sẽ giảm liên tục, cho tới khi cửa hàng hết tiền mà bạn không hiểu vì sao.

Một danh sách kiểm tra hằng tháng

Mỗi tháng làm năm việc theo thứ tự này là đủ.

Một là lấy doanh thu theo món và nhóm hàng từ báo cáo. Hai là trừ giá vốn ra lãi gộp. Ba là chia phần chi phí ẩn vào, dùng tỷ lệ chung nếu chưa tách được. Bốn là xếp hạng món theo lợi nhuận.

Năm là chọn ra ba việc phải làm trong tháng tới: một món cần tăng giá hoặc bỏ dỡ chính sách giảm giá, một món cần nhập nhiều hơn, và một món cần giảm lượng nhập.

Ba việc đó, mỗi tháng một lần, làm liên tục trong một năm thì bạn sẽ tiết kiệm được một khoản tiền không nhỏ. Báo cáo tháng của cửa hàng cần biết nói rõ các nhóm số liệu khác nên theo dõi cùng lúc.

Một lưu ý thêm: đừng dùng bảng lợi nhuận để phạt nhân viên. Cái này dùng để quyết định giá và tồn kho, không dùng để so sánh người này với người kia. Nhân viên bán món lãi thấp nhưng tới kho nhiều lần là việc tốt cho cửa hàng. Nhân viên mới không nhớ giá bán nói rõ vì sao việc đào tạo lại quan trọng hơn việc đo bằng số liệu.

Và nếu bạn bán theo combo, hãy tính lợi nhuận của cả combo chứ không tính từng món rồi cộng lại, vì trong combo thường có một món đóng vai trò kéo khách. Bán combo hay bán lẻ từng món nói rõ cách so sánh hai cách bán này.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.

Bài viết này mang tính tham khảo chung. Cách tính lợi nhuận thay đổi theo ngành hàng và cơ cấu chi phí của từng cửa hàng, nên bạn nên dùng làm khung rồi điều chỉnh theo số liệu thật của mình.

Nếu bạn đang mở cửa hàng mới, hãy xem thêm mục các bài về kinh doanh và bền vững để nắm những việc cần xử lý cùng lúc, từ vốn cho tới công nợ khách hàng.